Verimli E-Posta Kullanmak İçin 5 Yöntem

Her ne kadar anında mesajlaşma uygulamalarıyla her şeyi birbirimizle paylaşabiliyor olsak da, elektronik postalar günümüzün “resmi” haberleşme ve doküman paylaşım platformu olarak hayatına devam ediyor. Eğer akademide iseniz ya da yazılım geliştirme ya da benzeri masa başı bir işte çalışıyorsanız günlük e-posta yönetimi elzem bir hal alıyor. Şimdiye kadar e-postalara minimum zaman harcayıp maksimum verim almak için pek çok teknik denedim. Son 1 yıldır ise bu yazıda paylaştığım yöntemler oldukça işe yaradı.

1. Belli zamanlar aralıklarında kontrol edin

Eğer kargo teslimat firmasında falan çalışmıyorsanız şunu asla unutmamak lazım: “E-postalar kişilere anında ulaşma araçları değildirler.” Sizde e-postalarınıza acil cevap verecekmişcesine yaklaşmayın ve muhataplarınıza öyle davranmayın. Günün sadece belli saatlerinde e-postalarınızı kontrol edin. Mesela sabah bilgisayarınızın başına oturduğunuzda ya da öğle arasından sonra. Bunlar için alarm bile kurabilirsiniz hatta. E-posta attığınız kişilere hızlı cevap yazan birisi olarak görünmenize gerek yok. Bu iyi bir şey de değil aslında. Sizden beklenen işi hemen yapmanız değil, iyi yapmanızdır. Eğer yapılacak iş acil ise bırakın size telefon ile ulaşsınlar. Nasıl alışırsanız öyle devam edersiniz.

2. Telefon uygulamanızı silin

Sürekli e-posta kontrolünüzü engellemek için telefonunuzdan mail uygulamalarını silin ya da ayarlarını resetleyin. Bu şekilde gün içinde anlamsız bir şekilde sürekli gelen kutunuzu kontrol etmenizi ya da gelen bildirimlerle işlerinizin bölünmesini engellemiş olacaksınız. E-postalarınızı bilgisayar başında ya da iş için kullandığınız tablet gibi bir araçla belli saatlerde kontrol edin. Bu yöntem başta katı bir çözüm gibi görünse de, çalışmalarınıza odaklanmanızı ciddi anlamda artıracak. Eğer mobil telefondan e-posta atmak için çok zorunda kalırsanız, mobil tarayıcınızdan e-posta sitenize girip gönderebilirsiniz.

3. Adreslerinizi GMail’e bağlayın

Okul mailiniz, kişisel mailiniz ya da başka bir iş için kullandığınız her bir e-posta arayüzünden kurtulmalısınız. GMail adresiniz ya da .edu.tr’li adresinizle tek tek giriş yapmanız yerine GMail’in diğer hesapları içe aktar seçeneğiyle diğer adresinize gelen e-postaları GMail gelen kutunuzda görebilir ve o farklı e-posta adresleriyle yine GMail arayüzünden e-posta gönderebilirsiniz. Eğer güvenlik sebebiyle başka adreslerinizi Google’a bağlanmaktan çekiniyorsanız, kullandığınız telefonun Google Android ve kullandığınız web tarayıcısının Google Chrome olduğunu hatırlatır ve selamlarımı iletirim. (2 gün önce, Google şimdiye kadarki ziyaret ettiğim tüm şehirleri ve sokakları bana gösterdi. Her şeyi biliyorlar, her şeyi. MIT’de falan çalışmıyorsanız kaçmanın anlamı yok.)

4. Gelen kutunuzu tamamen boşaltın

Efektif e-posta kullanmanın en önemlisi Inbox Zero yöntemi bence. Kafanızda gelen e-postalar olmasını istemiyorsanız, o e-postaları yok edin. Bu yöntemi ilk defa kullanacaksınız öncelikle posta kutunuzdaki tüm e-postaları bir arşivleyin (merak etmeyin arşivlenenlere e-posta arama seçeneğiyle ulaşabiliyorsunuz). Sonuç olarak posta kutunuzda hiç e-posta görünmesin. Bu yöntemi ilk kullanacağınız gün şu prosedürü izlemelisiniz:

1.tur: Gelen e-postaların tek tek üzerinden geçin.
E-posta gereksizse –> Sil
E-posta gerekli
…..Cevap yazmaya gerek yoksa –> Arşivle
…..Cevap yazılması gerekiyorsa
……….30 Saniyeden kısa sürecekse –> Cevapla ve Arşivle
……….30 Saniyeden uzun sürecekse –> 2. Tur’a bırak

2.Tur: Önce bir çalışma yapıp sonra cevap verilmesi gereken e-postalar kalmış olmalı kutunuzda. Eğer işi biliyorsanız, çalışmayı tamamlayın, e-postayı cevaplayın ve arşivleyin. Çalışmanın ne olduğunu ne kadar süreceğini bilmiyorsanız, yapılacak işi not alın (Bullet Journal‘a olabilir.) ve arşivleyin. Daha sonra işi bitirince bu e-postaya arayarak ulaşıp yanıtlayabilirsiniz.

Bu iki turun sonunda e-posta gelen kutunuzda sıfır e-posta kalmış olmalı.

5. Kısayollar kullanın

E-postalarınızı arşivlemek, silmek, yönlendirmek için kısayollar kullanın. GMail klavye kısayollarıyla bunu yapabilirsiniz. Gelen kutunuzu açıp ilk e-postayı açtıktan sonra bilgisayar faresinden elinizi çekerek klavye kısayollarıyla tüm e-postaları gezerek arşivle/sil/yanıtla gibi seçenekleri de klavye kısayollarıyla yapabilmelisiniz. Bu gelen kutunuzu boşaltma hızınızı artıracak.

Yöntemleri uygulayıp uygulamamakta özgürsünüz, eğer kullanırsanız işe yarayacağının garantisini verebilirim.

Sevgiyle kalın,
ABE

– KoşYaz Maratonu Serisi #9

Bu blogu takip etmek ve yeni gönderilerle ilgili bildirimleri e-postayla almak için e-posta adresinizi girin.

Reklamlar

Verimli E-Posta Kullanmak İçin 5 Yöntem” için 3 yorum

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s